大学職員の仕事の中でも負担が割と大きい仕事、それが各種会議です。部署によっては、ほとんど会議がないところもありますが、私の課は残念ながらとても会議が多い所です。試しに数えてみたところ小さいものも含めて20近くありました…
私もその内の主要な会議を一つ担当しています。どんな流れで運営しているのか紹介します。
実は、会議は嫌いな仕事の一つです。なぜかというと、自分がなにも生み出していないからです。会議に出席するのは、教員がメインで、議論するのも教員。たまに事務局側からの説明もありますが、何かを提案するわけではないです。
会議を始めるにあたっては、まず日程を決めます。会議のトップ（委員長や部会長）の日程をスケジュールを見て確認して、空いている日を何日か確保します。
次に、その候補日の中かで日程調整します。私はもっぱら「伝助」という日程調整ツールを使います。この辺は好みで、GoogleFormを使ってる職員もいて、それもいいなと思ってます。
委員のメンバーにメールを送り、伝助に○×をつけるよう依頼します。締切日になったら、○が一番多い日を委員会の日に決めます。
そうしたら、委員長のスケジュールも確定させます。委員長を行うにあたって、資料作り→課内打合せ→委員長打合せ→本番 という流れがあります。
本番の前に委員長と委員会の流れを確認します。「進行メモ」というものを作っておいて、その流れに沿って進めていただくよう説明して、打合せの中でその流れを修正したり、委員長の意見を進行に反映させたりします。
この委員長打合せは、結構時間がかかることが多いので、委員会の日を決めたときに、打ち合わせの日もスケジュールに入れておくようにします。本番前の3〜4日前になるようにしています。打合せで進行メモの大幅な修正があると資料の修正が大変なので、本番前日に打合せをするのは危険です。
資料作りの業務量は、委員会の種類によってかわりますが、たいていは大変なので早めに準備しておくのが理想です。委員が多かったり、資料の枚数が多いと印刷が大変なので、資料の準備は非常勤職員の方にやってもらうことが多いです。
いざ委員会が終わると、議事要旨の作成があります。これもなかなか大変な作業です。委員会終了から3日以内には作るのがベストです。時間が経つと、委員の発言などを忘れてしまうからです。議事要旨を作って委員長の決裁をもらえば、あとは委員のメンバーにそれをメールで確認依頼して、修正意見があれば反映させて、全て終了です。
今回は、いつも自分がやっている委員会実施の流れを書いてみました。
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